2025年春節(jié)，深度求索（DeepSeek）大語言模型的問世，猶如一顆重磅炸彈，在社會各界引發(fā)強烈反響。其強大的功能和出色的表現，預示著將在全社會得到廣泛應用。這一現象，也促使檔案人深入思考，在新的技術浪潮下，檔案工作將面臨哪些機遇與挑戰(zhàn)，又該如何應對。
2022年11月30日，美國聊天機器人（ChatGPT）大語言模型的出現，開啟了人類信息時代的新篇章，將其帶入“搜索+生成”的高級階段，推動人工智能邁向“生成式人工智能”的更高層次。自此，人工智能系統(tǒng)具備了自動生成各類文檔的能力，涵蓋文字、圖片、聲音、影像視頻、圖表及其混合體。隨后，2023年3月起，中國也發(fā)布了“文心一言”等眾多跨模態(tài)大語言模型，同樣具備這些生成功能。
為便于表述，本文將生成式人工智能系統(tǒng)簡稱為“智機”（即具有智能或智慧的機器），把它們生成的文檔稱為“智機文件”。當這些新型文檔出現時，檔案人面臨一系列亟待解決的問題。
思索一：一種新類別的檔案來了嗎？
在2022年10月美國聊天機器人誕生前，人類檔案的制作主體是人，機器僅起輔助作用。然而，生成式人工智能的誕生改變了這一局面。如今，檔案從制作者角度可分為兩大類：一類是人工檔案，即由人制作的檔案；另一類是“智機”檔案，由生成式人工智能系統(tǒng)、大語言模型等智能機器制作。這是檔案史上前所未有的新類別，美國自2022年11月開始出現，中國從2023年3月起也有了這類檔案。截至2024年年底，中國備案和上線的生成式人工智能大模型眾多，注冊用戶達7億以上，生成的“智機文件”至少百億份，但目前尚未被普遍視為檔案。
思索二：“智機文件”算不算檔案？
對于“智機文件”是否屬于檔案，存在三種觀點。第一種認為它并非由人形成，不應算作檔案；第二種覺得它是按人的指令生成的，應算檔案；第三種主張具體分析其形成后的利用情況、利用價值和歸檔情況，只有被應用、有價值且歸檔的才算檔案。
作者支持第二種觀點。以深度求索大模型為例，生成文檔需人的指令，有人的參與，是人的想法的體現。此外，有些生成內容即便未被應用，也具有證據價值。比如，有人讓機器生成制造殺人武器的方法，這些內容可作為其有不良企圖的證據。還有作者在智慧檔案產業(yè)園開工儀式上讓大語言模型起草致辭，雖未采用，但該“智機文件”記錄了作者的行為、模型的生成水平以及企業(yè)對“智機”的使用情況，反映了個人生活軌跡、時代印記。杭州電視臺用數智人播音員播放新聞，深圳政務部門用“智機”生成公文，這些都充分說明“智機文件”符合檔案的定義，應屬于電子檔案中的新類別——智機檔案。
思索三：檔案的概念暫時要不要做修改？
傳統(tǒng)檔案定義強調檔案是法人和自然人在活動中直接形成的有保存價值的原始記錄。新修訂的《檔案法》對檔案的定義也圍繞這一核心?！爸菣C”生成的文檔看似超出了法人和自然人形成的范疇，但實際上都是根據人的指令生成的。因此，可將“智機文件”看作是指令者形成的，屬于法人檔案或個人檔案，可當作電子檔案看待。基于此，現行檔案概念暫時無需修改，這樣在實際工作中更具操作性，待未來出現新變化或問題時再作調整。
思索四：“智機文件”要不要歸檔？
“智機文件”符合檔案概念，具有檔案的功能，應像電子檔案一樣全部歸檔。從檔案的概念、內涵和本質來看，它能記錄歷史、傳承文明，反映社會和科技發(fā)展。從成本角度，“智機文件”為電子形式，存儲空間小，管理成本低。從作用上，歸檔后的“智機文件”未來會像電子檔案一樣發(fā)揮重要作用，一些標志性的“智機文件”，如我國首個大語言模型生成的首份文本、圖片等，具有里程碑意義，應成為重點檔案。從效果方面，如果不保存，會導致時代記憶缺失，不利于歷史記錄和文化傳承。
思索五：要不要辨別是不是“智機文件”？
“智機文件”與人工創(chuàng)作的內容價值不同，應當加以辨別。國家應提倡或規(guī)定“智機文件”標明生成標識，方便人們分辨和鑒定價值，就像電視紀錄片中對影視劇資料的標注一樣。網上已出現標注“納米Ai生成”的視頻，這為規(guī)范“智機文件”標識提供了參考。
思索六：“智機文件”歸檔后，如何著錄？
“智機文件”歸檔后的著錄可根據文件形式進行。文本類按電子文件著錄作者（指令人或發(fā)布者）、內容主題、文種、時間等；圖片類按照片著錄作者（生成者）、主題或題目、時間等；視頻類按電視劇、電影著錄作者（指令者、生成者、發(fā)布者等）、主題和題目、時間等；聲音類按錄音檔案著錄必要要素。初期可進行粗略著錄，后續(xù)再根據實際情況完善規(guī)則。
此前，檔案界對人工智能生成技術的應用并不積極。主要原因是大家認為該技術高深，對人才要求高，研制和使用成本大。然而，深度求索“智機”的誕生改變了這一認知。其主持人并非專業(yè)大模型領域人士，團隊規(guī)模不大，資金投入不多，開發(fā)時間也較短，這表明檔案服務企業(yè)若愿意，可利用其開源技術，打造適合檔案管理工作的專業(yè)大模型。
思索一：檔案工作是否應用“智機”？
檔案工作追求真實，而“智機”部分功能存在造假風險，但仍應在檔案工作中應用“智機”。從檔案形成角度，“智機”的聲音轉文字、文字翻譯和非電子檔案識別轉化等功能，能豐富檔案館（室）的檔案資源。從管理角度，“智機”可對檔案安全預警、分析利用趨勢、監(jiān)控檔案狀態(tài)等，有利于檔案的安全和科學管理。從利用角度，雖然“智機”可能生成虛假內容，但這些技術也是讓檔案“活起來”的有力手段，能提升檔案展覽、編研、開發(fā)的效果，實現檔案數據的智慧開發(fā)，發(fā)揮檔案的最大效益。從治理角度，檔案行政管理工作應用“智機”可提高效率，不應用則會落后于時代。
思索二：檔案工作能不能用“智機”？
“智機”在檔案工作中有眾多應用場景。對檔案館（室）而言，可實現自動收集、管理、統(tǒng)計、監(jiān)控、調取、掃描識別轉換、搜索、編研、展覽、深度加工開發(fā)和翻譯檔案等功能，將傳統(tǒng)檔案館（室）提升為智慧檔案館（室）。對檔案局來說，可用于遠程業(yè)務指導、法律咨詢、宣傳培訓和科研輔助等。檔案學?？山柚爸菣C”輔助教學與科研，解決實際問題。檔案服務企業(yè)利用“智機”為各類檔案部門服務，建設智慧檔案館（室）、新質檔案館（室），這將是行業(yè)發(fā)展的新風口。
思索三：檔案工作用得起用不起“智機”？
過去人們認為“智機”成本高，檔案部門難以承受。但深度求索大模型開發(fā)成本低，僅為國外同類產品的1/20-1/30，且免費開源。美國華人李飛飛團隊甚至用50美元就“蒸餾”出不錯的大模型，未來“智機”成本可能更低。檔案服務企業(yè)可借助深度求索模型建立智慧檔案平臺，每個檔案館（室）單獨建系統(tǒng)的費用可能低于建數字檔案館（室），還可考慮建設集中式智慧檔案大平臺，為國家節(jié)省大量資金，這也是我國智慧檔案建設的新方向。
思索四：檔案中有秘密，用“智機”安不安全呢？
檔案中存在秘密，使用“智機”時安全性備受關注。建設智慧檔案館（室）與數字檔案館（室）的安全原則相同，即涉密檔案先不進行數據化處理，不進入數據庫。一般情況下，涉密檔案占檔案館（室）全部檔案的10-30%，暫時不處理這部分檔案，不影響其他檔案的智慧管理與利用。待對涉密檔案逐件鑒定解密后，再進行后續(xù)操作，這樣檔案部門可放心使用“智機”進行智慧檔案建設。
思索五：“智機”是否會取代檔案人？
部分檔案人擔心使用“智機”后會無事可干、被取代。實際上，這種擔憂是不必要的。“智機”需要人的指令才能生成內容，且生成結果需人審核決定是否采用或修改。此外，檔案工作中還有一些工作是“智機”無法替代的，所以檔案人仍有重要作用，不會被“智機”取代。
深度求索大語言模型的出現，為檔案工作帶來了新的思考方向。希望通過這篇文章，能在全國檔案界引發(fā)關于“智機”與檔案的深入討論，吸引更多專業(yè)見解，推動檔案人對“智機文件”的關注與收集，促進生成式人工智能技術在檔案部門的廣泛應用，開創(chuàng)全國智慧檔案、新質檔案的新局面。
文章來源：文章節(jié)選自《中國檔案》2025年第2期
作者單位：國家檔案局
——轉載自中國檔案雜志公眾號
